企业通过流程运作，流程按照业务规则操作。任何公司有效运营的能力都是良好流程和规则的直接结果。但是在VUCA的今天，我们必须在此组合中添加新的元素，那就是吸收和适应快速变化的能力。优秀的公司能够以一种不断重新组合、变化的方法，利用其所有要素来进行运营。

企业很少能真正了解他们的端到端流程或如何在流程级别（跨组织）和工作流级别（在组织单位内）进行优化，也因此缺乏支持快速变更或控制变更的能力。造成这种情况的部分原因是，多数公司必须按照其陈旧的IT应用程序和IT环境可以适应的方式行动。而大多数IT部门都被不断变化、堆积的功能性需求淹没，无法跟上流程变更的节奏。

所有公司都在不断变化：大多数变化发生在较低的水平，并且没有得到很好的控制，这些变化没有资金支持，与正式项目无关，只有一小部分足以引起注意。这些“隐秘的”变化存在于日常业务运营中，远远超过了IT支持它或公司对其进行管理的能力，并且随着人们完成工作的方式而发生。在公司不断动荡的业务环境中，规则也发生了变化，需要大量此类变化来解释规则的意图。

这是由于自动化限制、系统跟不上大多数操作的变更速度，而存在“空白”工作或者手动工作的原因。

现在，可以通过使用业务流程管理套件来减少或消除许多传统的限制了公司优化运营能力的问题。其中的关键是流程建模、规则管理、应用程序生成、数据访问控制、以及高级性能监视和测量工具。使用BPMS的最大好处是支持非常快速的更改。BPMS形成了一个新的，集成的业务和技术运营环境。BPMS及其从模型、规则和数据定义生成的应用程序支持并以某种方式控制活动的管理。对任何模型、规则或数据定义的更改都会重新生成应用程序，这样可以在仿真中进行非常快速的原型制作，以确保新版本能够按需运行，然后通过设置软件开关来支持将应用程序移入生产环境。最重要的是，在BPMS支持的BPM环境中，更改现在可以在流程层次结构的任何级别上与需求保持同步。

由于这些工具的可用性，现在有许多方法可以用来设计新流程。从使用简单的白板手动设计，到简单工具支持的建模，再到允许存储和检索过程信息的复杂软件建模工具，范围很广。这些工具的使用，无论是复杂的还是简单的，均受到促进创建业务模型的各种信息收集活动（头脑风暴、故事创建等）的支持。所有工具或方法都有其优点和缺点。定义过程的正确工具、方法论和活动取决于项目目标，组织的文化，生成应用程序的可能需求以及当前的技术基础结构。