承接上文，本文继续介绍 “审批流” ESIA 四步优化法中的第四个环节：自动化。所谓 “自动化” 就是利用信息化和数字化技术来替代或辅助人工操作。在当前这个数字化的时代，“自动化” 的内涵包含了 “信息化、自动化、智能化” 三个递进的阶段。

01—流程的 ”信息化、自动化、智能化“

1.  流程信息化

流程 “信息化”，通常又称为 “线上化” ，就是将流程的运行从线下人工完成搬到线上系统中完成，从 “纸笔” 到 “数据”，解决 “看得见” 的问题。

从技术角度来看，流程 “信息化” 是利用信息技术（如计算机、数据库、网络），将业务流程中原本手工、纸质或线下电子表格的环节转化为电子化、结构化的数据，实现信息的采集、存储、传递和共享。

流程的 “信息化” 是 “自动化 ”和 “智能化” 的基础，没有流程的 “信息化” 也就不存在后续流程 “自动化” 和 “智能化” 的可能。

2.  流程自动化

流程 “自动化” 是在 “信息化” 的基础上，利用规则和脚本让软件或机器自动完成流程中那些重复、固定、无需复杂判断的步骤，减少或替代人工操作。常用的技术手段包括：RPA、工作流引擎、自动化脚本等。

RPA 是 Robotic Process Automation的缩写，直译是 “机器人流程自动化”，通常又称为 “流程机器人”。

RPA（流程机器人）是模拟人工在信息系统界面进行操作的数字化技术。这种技术基于预先设置好的操作规则，模拟人工在系统界面上进行复制、粘贴、删除、点击和输入等各类操作，替代人工完成作业，从而实现此类流程活动的自动化。

3.  流程智能化

流程 “智能化” 是在 “自动化” 的基础上，引入 AI（人工智能）技术，使得IT 系统能够学习、推理、预测和决策，处理非结构化信息，应对不确定性和复杂场景，也就是让 “流程机器人” 开始识别和思考。

如上图所示，将 AI （人工智能）技术融入流程的过程，可以认为就是构建“数据+模型” 驱动的数字化流程管理体系的过程。“数据” 和 “模型” 是驱动数智化流程的两个最基本的齿轮。

总之，如上表所示，信息化是基础，自动化是建立在信息化的数据之上的，而智能化又需要自动化的流程和丰富的数据来训练和支撑。没有信息化，自动化和智能化就是无源之水。一个先进的数字化流程系统，往往是三者融合的。底层是信息化平台，中层是自动化引擎，上层是智能化的决策与优化应用AI模型。企业数字化转型，通常就是沿着这条路径层层深入。

02—“审批流” 的信息化、自动化、智能化

下面我们具体介绍一下 “信息化”、“自动化” 和 “智能化” 这三个技术手段在“审批流” 优化中的应用。

如上图所示，从“业务对象”角度来分析，企业的 “审批流”可以分为两大类，即对“事”的审批和对“物”的审批。

对“事”的审批：围绕一个行为的申请，其核心是 “是否同意执行”。例如：请假（申请占用时间）、报销（申请支付资金）、采购申请（申请购买物品）、出差申请（申请外出）、用印申请（申请盖章）等。对“事”审批的核心标的是：一个需要被批准的行为。

对“物”的审批：围绕一个具体输出物的审阅，其核心是 “是否确认其内容”。例如：合同/协议审批、制度文件审批、营销方案审核、设计稿确认、工程图纸审签等。对“物”审批的核心标的是：一个具体的文档或成果。

1.    “业务流” 也必须信息化

在《业务流程、业务流、审批流三者间的关系》一文中已明确了一点：不存在只有 “审批流” 的 “业务流程”。所以，不管是对 “事” 还是对 “物” 的审批流程，一段 “审批流” 一定是对应一段 “业务流” 的。

“审批流” 的信息化，首先应将其对应的 “业务流” 信息化，实现 “业务流” 的 “线上化” 。

如上图所示，不管是对 “事” 还是对 “物” 的审批流，现在普通存在的一个现象是，“业务流” 比如<提交报销申请>、<拟定销售合同>这两个活动在 “工作流系统” 中是没有的，即没有在 “工作流系统” 中实现 “线上化” 。主要原因是大部分工作流引擎自动将第一个流程活动作为事件处理，作为发起环节处理，不认为这是流程的第一个活动。这是工作流引擎的技术处理方法，但因为这个技术原因，将流程的第一个活动直接搞没了。正是由于此原因，还产生了一个广为流传的错误观点，即存在没有 “业务流” 的独立的 “审批流”。

事实上，这是一个颇为荒谬的逻辑过程：

因为“工作流系统”中将流程的第一个步骤作为事件处理，所以在“工作流系统”的可视化流程图中，第一个流程步骤就变成了开始事件；

很多流程的第一个环节往往是“业务流”，所以这个流程活动在“工作流系统”的流程图中就不存在了；

最终，在“工作流系统”的流程图中，大家“眼见为实”地看到没有业务活动的审批流程，因此企业中确实存在无“业务流”的“审批流”。

EBPM 方法论认为 “工作流系统” 是业务流程落地执行的技术工具，其应服从于业务规则和逻辑，而不是反过来。

事实上，“工作流系统” 必须将第一流程步骤变成发起事件，从技术上来说这一点也完全是错误的认知！

“工作流系统” 完全可以将流程的第一个步骤也按 “活动” 也就是一个待办事项进行处理，实操中只是技术人员限于思维定式不作为罢了。

此时，有人可能会提出这样的疑问：“很多审批流的第一个活动就是线下完成的啊，如何实现线上化呢？比如，填写报销单就是在本地电脑用 EXCEL 填写，然后上传发起的啊？”。

这也是一种错误的认知！

所谓流程的 “信息化” 包括 “任务的派发” 和 “任务的完成” 两种类型。<提交报销申请>、<拟定销售合同>这两个活动相当于是发起人给自己派发的任务，其就是一个业务活动，在工作流平台上就应该作为一个待办事项派发给发起人自己，哪怕填写报销单、拟定合同是先在线下电子表格中完成，然后上传的。

类似 <提交报销申请>、<拟定销售合同> 的流程活动，首先应实现 “任务派发” 的 “线上化”。如果后续开发了 <提交报销申请>、<拟定销售合同> 系统功能界面，在所派发的任务上可以打开相应的系统界面，在线上完成报销单的填写或者销售合同的拟定，则可以认为 “任务完成” 也实现了 “线上化”。

总之， “业务流” 和 “审批流” 都要在 “工作流系统” 中实现 “线上化”。这是后续 “审批流” 自动化优化的基础。

2. 构建 AI 模型并嵌入到 “业务流” 中

构建 AI 模型并直接嵌入到 “业务流” 的活动中，从而实现审批环节的前置和自动化，是 “审化流” 优化的一个重要方法。

比如，可以考虑针对上图所示的《费用报销审批流程》中的<合规性审核>；《销售合同审批流程》中的<审核销售合同(价格审核)>这两个环节构建相应的 AI 模型来自动完成检查，并且直接嵌入到“业务流”的活动中。

上图所示是某企业《销售合同审批流程》的 “自动化” 优化方案：针对第二个步骤 <审核销售合同(价格审核)> 构建一个《销售合同价格评审AI模型》，并且将此 AI 模型直接嵌入到第一个步骤 <拟定销售合同> 中。所谓嵌入，就是工作流系统派发的待办事项的界面中，如上图所示直接嵌入此 AI 模型的功能界面，当客户经理上传线下用 WORD 编写的销售合同并提交完成时，会自动触发 AI 模型的运行。如果 AI 模型分析后认为此合同有问题，则直接不允许客户经理提交完成。这就相当于将本流程中的第二个活动直接融入到第一个活动中了。

在上述案例中，可以这样认为，如果《销售合同价格评审AI模型》足够完美，第二个步骤<审核销售合同(价格审核)>就可以完全 “自动化” 了，而且此活动作为一个检查机制直接用来阻断<拟定销售合同>的完成，不再是《销售合同审批流程》中的一个活动节点。也就是说，这条流程的第二个步骤合并到第一个步骤中了。

如果《销售合同价格评审AI模型》不足够完美，只能检查一部分业务场景下的问题，其他问题还需要人工检查。那么，第二个步骤<审核销售合同(价格审核)>还是需要保留的，但《销售合同价格评审AI模型》减少了客户经理拟定的销售合同被第二个步骤<审核销售合同(价格审核)>退回的概率，减少退回自然也是一种流程优化。

总结一下。“审批流” 自动化的第一个优化点是 “审批流” 所针对的 “业务流”，通常是<提交申请>或<编制方案/计划/协议>这两类活动。针对这两类业务活动，构建 AI 模型并作为阻断类模型直接嵌入到活动中，从而实现“审批流” 的优化。

3. 构建 AI 模型并嵌入到 “审批流” 中

上图所示是某企业的《生产设备采购审批流程》，针对 “审批流” 中的每一个 “审批活动”，都回答了“审批或决策什么” 这个问题，主要是两类：一类是 “采购的必要性” 即为什么要买；一类是 “技术参数准确性” 即应该买什么样的设备。

搞清楚了 “审批或决策什么” 这个问题后，下一步应考虑是否可以构建AI模型来自动化和智能化这些流程环节 ?

本案例中，对于 “采购的必要性” 暂时没有构建AI模型的思路和方法；而对于 “技术参数的准确性” 即应该买什么样的设备则是一个典型的选型决策类模型。比如，可以基于所有潜在供应商的设备参数和企业生产的实际需求来构建一个选型决策类模型，然后将此 AI 模型嵌入到相应的 “审批流” 活动中。“审批流” 上的AI 模型通常作为审批人的决策参考，而不是直接完成决策，可以认为是一种 “半自动化” 的流程优化。