承接上文《如何优化复杂的 “审批流” （上）》，本文继续介绍 “审批流” ESIA 四步优化法中的第三个环节：整合。

所谓“整合”就是将经过清除和简化后的流程活动进行合并处理。流程“整合” 优化的主要对象是那些分散、重复或割裂的活动、信息、资源或职责。整合的目的是提升效率、减少交接和错误，从而使整个流程的运行更为流畅和连贯。

在流程“整合”优化这个环节， “审批流”与 “业务流” 没有什么区别。以下是一些常见的流程 “整合” 优化方法：

01—串行改并行

“串改并”就是将串行的流程活动改为并行处理，这是一种常见的流程“整合”优化方法。“串改并”没有改变流程活动的数量，但可以减少流程的整体运行时长，可以提升流程的运行效率。当然，“串改并” 的前提是这组串行的活动间并没有严格的先后依赖关系，也没有直接的输入输出关系。

上图所示，是某电力企业的《业扩报装流程》，简单来说就是从企业向电力公司申请用电开始，到最终完成接电、正式用电的过程。其中，现场勘查阶段，过去需要由客户经理、用电检查人员、施工勘查人员分别去客户现场三次，各自了解商务、用电和施工三方面的信息，然后再出具用电方案。分三次去，企业需要接待三次，而且是串行的，所以勘查阶段的周期时间也较长。

那么，这三次现场勘查是否必须是串行的呢？

分析具体的业务后，发现这三者并没有严格的先后依赖关系和输入输出关系，完全可以并行完成。在此案例中，企业增加了一个上图左侧蓝线箭头所示的<排定现场勘查日期>环节，由一个部门统一协调三方面的勘查人员与客户方约定同一个时间上门勘查。这样不但有效缩短了现场勘查阶段的周期时间，同时也减少了客户方接待的次数，提升了客户的体验。

上图所示是某企业的《销售合同评审流程》，左侧流程图中<销售合同价格评审>、<销售合同法务评审>、<销售合同交期评审>这三个活动是串行的，但事实上这三个审批类活动没有严格的先后依赖关系和输入输出关系，所以完全可以改为上图右侧所示的三个并行的审批类活动。

02—整合活动

“整合活动”就是将多个活动合并为一个，与“清除”不同，“清除”是指某项活动的工作任务彻底不做了，而“整合”是将多个活动整合为一个活动。“整合”后，原来多个活动的工作任务还是要完成的，只是合并至一个流程节点完成而已。“整合活动”减少了任务和信息的传递次数；减少了等待和传递的时间。

整合活动通常又可以分为以下两种情况：

1）多角色多活动的合并：将原来由多个角色完成的多个活动合并为一个内容更丰富的工作。

将多个角色完成的多个活动合并为一个活动，可以减少交接次数和等待时间，从而提升流程效率和流程用户的体验。但是，由于是多角色完成的多个活动的合并，通常会涉及多个职能部门，因此这样的“整合”常常会涉及组建跨职能的团队或者增强员工个人能力的问题。

还是以上图所示的“串改并”后某电力企业《业扩报装流程》为例。可以发现，虽然完成了“串改并”，但对于电力公司来说，每次还是需要派三个人去客户现场。对于客户方来说，只需要接待一次了；而对于电力公司来说，本质上还是派三个人去三次，只不过是同时去而已。

那么，是不是可以将由三个角色完成的三个现场勘查活动进行合并呢？这就涉及人力资源是否可以“整合”的问题了？需要具体问题具体分析了。

在本案例中，之所以派三个人去，那是因为这三个人需要了解不同方面的信息，所以需要具备不同方面的业务能力。那么，如果通过培训使得一个人同时具备现场勘查和了解三方面业务信息的能力，是否就可以每次只派一个人去呢？

如果答案是否定的，这个环节就不存在“整合”优化的可能；如果答案是肯定的，这个环节就可以“整合”优化了。

上图所示是将三个由不同角色完成的活动合并为一个角色完成的一个活动后的某电力企业的《业扩报装流程》。

如果从实际情况出发无法实现三合一，比如客户经理主要了解和商谈商务方面的信息，工程人员实在很难具备这样的业务能力；所以只能将<用电检查人员>和<施工勘查人员>整合为一个人，那么就得到上图所示的将三个活动整合为两个活动的《业扩报装流程》。

在上图左侧所示的已经完成“串改并”的《销售合同评审流程》中，将三个审批类活动改为并行，固然可以有效缩短流程的周期时间。但是，这三个活动毕竟还是由三个不同的角色分别完成的，其中一个角色完成的时长决定 了整个阶段的时长。所以，实践中为了提高效率，流程设计者常常也会试图将这三个角色分别完成的三个活动“整合”为一个。此时，“审批流”中常见的各类评审会就登场了。如上图右侧所示，销售合同要经过一个<评审会评审>的环节，即将相关人员召集在一起，一次性同步完成三个业务方面的专业评审。这样的“整合”常常会涉及组建跨职能的团队，比如“销售合同评审委员会”。

2）单角色多活动的合并：一个角色连续完成的多个活动合并为一个。

上图所示是《IT 系统开发端到端流程》中的一条《业务需求方案提交流程》，这条流程的输出项是业务部门提交的《系统开发业务需求方案》。

解析一下这条《业务需求方案提交流程》，可以发现左上角的两个步骤是“业务流”即完成需求方案的编写和提交；右下角的所有活动构成了“审批流”，是对《业务需求方案》的审核、审批的活动。

将《业务需求方案提交流程》左上角红框部分的“业务流”进行放大，如上图下半部分所示，可以看到<需求提出人>这个角色有两个连续完成的业务活动，分别是：<编制需求方案>、<提交需求方案>。这是典型的同一个角色连续完成多个活动的场景。仔细分析这两个连续的活动，可以发现不但是同一个“角色”完成，而且是对《业务需求方案》这个业务对象的两个连续操作：“编制”然后“提交”。

在这种场景下，这两个由同一个角色连续完成的活动完全可以“整合”为一个活动，比如：<编制需求方案>。

可能有人会认为这就是纯粹的“流程图面优化”，并没有真正优化流程。因为，<编制>和<提交>这两个任务项都是要完成的, 不管流程图上是画了一个步骤还是两个步骤。

EBPM 方法论认为，当<编制需求方案>是线下完成，即没有IT系统支撑时，确实有此问题，实操中区别不大。但是，如果<编制需求方案>是线上完成的，即有 IT 系统支撑时，这个问题就突显出来了。如果<编制>和<提交>是两个活动，当<需求提出人>在系统中完成了《业务需求方案》的编制并提交完成后会触发工作流引擎马上给<需求提出人>发送一个新的待办事项，请其<提交需求方案>，因为这是两个独立的活动。

所以，<需求提出人>还需要在系统中再提交一次方案，才能触发后续的“审批流”。这是典型的重复活动，完全可以在<需求提出人>点击“完成”《业务需求方案》时，就同步完成“提交”这个活动。将“编制”和“提交”这两个活动合并为“编制”这一个活动后，并不是“清除”了“提交”这个活动，而是将“完成”和“提交”这两个活动通过在系统界面上的一次“点击”同时完成了。

需要强调的是，由同一角色连续完成的多个活动，需要重点分析一下是否可以“整合”，但并不意味着一定可以“整合”的。

03—整合数据

整合数据，消除 “信息断点”：建立统一的数据平台，避免信息孤岛，实现信息的自动推送。比如，审批人在审批销售合同时，系统能自动整合并展示该客户的背景信息、历史交易记录、信用额度等，无需审批人手动去查。总之，整合数据的目的就是确保完成工作所需要的输入数据等全面且及时提供，而不是靠人去到处找。

04—整合系统

整合系统，消除“系统断点”。“系统断点”指两个前后串联的<业务活动(流程步骤)>是在不同的信息系统中完成的，且这两个系统间没有接口完成信息的自动传递。

需要指出的是，不是存在“系统断点”流程就跑不下去了。但是，存在“系统断点”的两个<业务活动(流程步骤)>间，需要人工重复录入信息，从而会导致信息不一致和流程运行迟滞。严重时，甚至会造成管理的混乱。

05—整合授权

整合授权规则，消除“组织断点”。构建完整的授权规则模型，制定清晰且完整地描述“审批流”的路径选择和人员选择规则。

如上图所示，每一个流程活动必须通过授权规则明确某一具体场景下由谁负责完成这个活动。如果一个<流程步骤>没有明确规定负责完成的人，EBPM方法论就认为这个<流程步骤>存在 “组织断点”，即 “组织断点” 是针对一个具体的<流程步骤>而言的，而且细化到具体的 “人”。

至此，我们完整介绍了 ESIA 流程优化四步法中“整合”环节常见的优化方法。下一篇文章将介绍“审批流”优化的最新发展，基于AI的 “审批流” 自动化和智能化。

未完待续...