上期介绍了什么是流程架构,以及构建流程架构的常见四种方法。通过确定企业的流程分类框架(即一级流程L1),并对每一个L1进行层层分解设计直到L4(子流程),初步把企业的业务流程架构搭建起来(键盘图或流程清单)。且还对L1-L4中的每个流程的13个关键要素进行定义,即每个流程都有了架构卡。这是流程型组织建设最基础也是最重要的第一步。
总体来说,我总结流程型组织建设可大体分为如下三大阶段:
一、流程规划:即参照业界优秀实践,结合企业自身实际,把企业的业务流程架构(L1-L4)搭建起来,确定企业究竟需要哪些流程。解决要做正确的事。
二、流程建设:即对每个L3(流程)或L4(子流程)进行详细的业务梳理、设计或优化,明确业务运作逻辑(流程图)、业务运作规则/标准/KPI、活动操作指导及表单模板等,输出一套完整的流程文件。经过评审、发布、培训、试点/推行,确定每一块业务的运作逻辑与管理规则。解决正确地做事的方法。
三、流程运营:即要确保已发布推行的流程,在实际业务运作中能真正落地。可通过流程稽查、流程KPI度量、流程成熟度评估等手段,及时发现流程设计或遵从的问题,持续改进流程的运作效果。解决要按正确的方法做事且要达到期望的效果。
企业的流程分类通常是由公司统一确定,通常会分为十几类(即一级流程L1),APQC推荐分为13类,华为分为17类,每个企业有所不同。那企业里谁对这些流程的规划、设计与运营负责呢?这就是本期要阐述的:流程负责人。
在之前的第2期《流程型组织的起源》中就介绍过,迈克尔.哈默在《企业再造》一书中就第一次提出了流程负责人的概念,而IBM和华为就是基于他的理论在企业进行了具体实践。
如下这张图现在网上随便一搜就能找到。这是华为2010年进行全球流程管理体系(GPMS)和业务变革管理体系(BTMS)建设时,我们在内部培训推行时画的一张图。红色是流程管理责任体系,绿色是业务变革管理责任体系。当然,后来这两个体系也不断进行优化。
这是参照IBM的实践并结合华为的实际而设计的。记得当初IBM的一级流程负责人叫企业流程负责人,简称EPO(Enterprise Process Owner)。华为当时讨论后确定一级流程负责人叫全球流程负责人,简称GPO(Global Process Owner),因为当时华为已是全球化的企业,强调流程必须覆盖全球的业务。而二级流程负责人则简称BPO(Business Process Owner)。
实际上,华为一直没有把Owner一词翻译过来,因为Owner直译应为“拥有者”,翻译为“主人”更为准确,华为平时都简称GPO或BPO,或叫“XX流程Owner”。海尔2007年进行流程再造1000天时就称为“流程主人”。
不管叫流程负责人、责任人或Owner,关键是由谁来承担?华为的实践是,由公司变革指导委员会(ESC)先确定公司流程分类框架(即有多少个一级流程L1),ESC是公司业务变革管理的最高权力团队,通常由轮值董事长兼任。然后由ESC来任命各一级流程负责人即GPO,且任命的是相应的岗位而不是具体的人,因为岗位是基本稳定的,人会经常调换。如华为17个一级流程中的16.0零售,其GPO任命的是“消费者BG总裁”,现在余承东是总裁那他自然就承担零售的GPO。
一级流程负责人GPO被任命后,GPO可根据管理需要逐级向下授权,任命二级流程负责人BPO,BPO还可以根据需要任命三级甚至四级流程负责人。华为的业务比较复杂,不但有业务单元(BG/BU),还在全球有地区部、国家代表处,GPO和BPO还可以根据需要,对他们进行必要的授权,让他们可根据业务需要对末端流程进行必要的适配、定制。一套流程全球都通用那是最好,但毕竟有些流程在全球各业务单元不一定都适用。
确定了流程负责人,那流程负责人都有哪些职责呢?归纳一下主要有如下几条:
简单说就是,这个领域有没有流程?流程好不好用?运作高不高效?都是流程负责人的责任。当然,除了流程负责人及其支撑团队外,公司还需成立公司级的流程管理组织,如华为的变革指导委员会(ESC)及业务变革与IT管理团队(C-3T)。小公司也需要成立流程管理委员会,由董事长或CEO担任主任,各一级流程负责人为成员,负责讨论、协调和决策公司在流程运作上的重大问题。
纵观过去很多企业的实践,我认为流程负责人及其运作机制是否有效,是流程型组织建设成败的核心关键要素。华为能建成流程型组织,正是因为各流程负责人都认真履行责任,以及流程管理运作机制的有效运作。现在才理解海尔2007年流程再造时,为何张瑞敏大声疾呼:“流程主人在哪?流程小组在哪?”
在一些企业常见两种错误。一种是把流程规划、建设与运营的责任归属于流程管理部门,如公司的流程管理部,责任错位了。另一种是按部门来管流程,每个部门各自为战,建立自己的流程和业务规则,导致只关注部门利益,部门墙很厚。
参照迈克尔.哈默提出的5种关键角色,我也总结了在流程型组织中,主要有如下五类关键角色:
一、流程倡导者:作为企业老板或最高管理层,他们是坚定的流程变革领导者和支持者。制定流程变革的战略、方针与政策,为变革提供资源,并协调、解决变革过程中遇到的阻力。
二、流程管理者:他们既是某个领域流程的规划、建设与运营的责任人,同时也是流程执行的责任人,不但自身要带头遵守流程,还需要求自己管理部门的员工必须熟悉、掌握并遵守流程。
三、流程建设者:他们支撑流程负责人具体承担流程的实际建设与运营,必须掌握流程的设计规范、方法和技能,确保高质量地设计、维护和运营流程。
四、流程使能者:作为公司流程、IT等的能力中心(COE),为流程管理者和建设者提供流程规划、建设和运营的方法、规范、标准与管理平台,赋能、指导、督促各领域开展流程的建设与运营。
五、流程执行者:公司的全体员工都是流程的执行者,每个岗位的员工都将在某个流程中承担某个角色,他们必须主动学习、掌握流程,不断提升执行流程的能力,在实际业务中自觉遵守流程。
从4月15日开始,至今已经完成了10期的流程型组织建设分享。这10期从流程型组织建设的重要性、来源、特征,再结合华为的具体实践,阐述了提升企业竞争力的途径、流程及变革管理体系、流程的分类与分层、流程架构设计方法,以及本期阐述的谁对企业的流程负责。
自此,流程架构搭建起来了,流程负责人也找到了,那流程负责人及其支撑团队,如何对每一个具体的业务(L3或L4)进行梳理与流程的详细设计呢?九月份计划要出趟远门旅行,只能待国庆节后再续了,敬请关注。