最近有一些读者向我反馈了市面上的一种说法:EBPM 方法论只支持流程瀑布图,因此博阳精讯公司的 EBPM 流程管理平台软件也只能绘制流程瀑布图,不能绘制流程泳道图。这些读者觉得不太可能,希望我说明一下。
先明确一点:上述说法是完全错误的。
流程瀑布图和流程泳道图只是流程图的一种呈现样式,并不改变流程的运行规则和逻辑。EBPM 方法论主要探讨的是业务架构和业务流程的构建方法、规则和逻辑,至于流程图采用哪种样式来呈现,EBPM 方法论并没有任何限制。因此,博阳精讯公司的 EBPM 流程管理平台软件也是完全支持各类流程瀑布图和流程泳道图的绘制的。
造成上述误解的原因,可能是因为在本人出版的《流程管理风暴》和《流程优化风暴》两本书中,以及本人发表的各类文章中,大部分都是采用瀑布图的样式来呈现流程图的。
再次澄清一下,EBPM 方法论对于流程采用瀑布图还是泳道图的样式没有任何限制,EBPM 流程管理平台软件支持各类瀑布图和泳道图的绘制。
借此机会,我们深入探讨一下流程瀑布图和流程泳道图这两种流程呈现方式的特点,作为流程管理专业人员制定本企业流程设计规范的参考。
01—流程瀑布图
所谓流程瀑布图是指流程图采用自上而下的布局,流程步骤像瀑布一样依次排列,每个步骤之间通过箭头等方式表示流程流向的流程图绘制方法。这种流程图的呈现样式给人一种流程逐步推进、层层递进的感觉,有利于展示流程在各个阶段的推进逻辑和规则,可直观地呈现业务流程从一个阶段到下一个阶段的推进过程。
上图所示是博阳家居公司为房地产开发商的楼盘安装衣橱衣柜的《现场安装管理流程》的流程图,采用了标准的流程瀑布图样式。
需要指出的是,标准的瀑布图其实也是有横向泳道的,只不过泳道是按流程阶段进行划分。在绘制职能流程图时,由于流程的阶段没有那么复杂,比如上述流程图中一个阶段只有一个步骤,而流程步骤本身已经比较直观地呈现了流程从一个阶段到下一个阶段的推进过程,因此绘图人常常会将表示流程阶段的横向泳道省去。
上图所示就是省去了流程阶段的横向泳道后,用瀑布图样式呈现的博阳家居《现场安装管理流程》,也是最常见的瀑布图样式。
这里再次厘清一个概念,标准的流程瀑布图中也是有横向泳道的,瀑布图中横向泳道是按流程阶段进行划分的,泳道内是此阶段的所有工作。
如上图所示,如果想要在流程瀑布图中直观的看到流程活动(步骤)的执行角色,可以将角色直接呈现在流程图上并与流程活动(步骤)关联。与传统意义上的流程泳道图相比,其缺点是不能直观地看到同一个角色(比如<现场项目经理>)在整条流程中总共负责完成几个流程活动(步骤),及<现场项目经理>、<安装工程人员>、<安装质检人员>这三个角色间活动的流转关系。
02—流程泳道图
所谓流程泳道图,就是将流程中的不同活动按照负责执行的角色进行归集,并用水平方向的横向泳道来表示。每个横向泳道内包含了该角色负责执行的所有流程步骤,通过箭头等方式展示流程活动在不同泳道之间的流转。流程泳道图清晰地展示了同一角色在整个流程中负责执行的所有业务活动以及流程活动在不同角色间的流转关系。
上图所示,就是用 EBPM流程管理平台软件绘制的博阳家居《现场安装管理流程》的泳道图。所以,EBPM 流程管理平台软件完全支持流程泳道图的绘制。
这里需要强调的是,上图所示的横向泳道图采用了EPC 流程图绘制规范。EPC 和 BPMN 是目前世界范围内两种主要的流程建模规范,这两种规范的主要区别在于描述流程活动的逻辑和方法,而不是瀑布图或泳道图的呈现样式。上图所示,就是用 EPC 流程绘制规范并且用泳道图的形式呈现的博阳家居《现场安装管理流程》。
相比流程瀑布图,流程泳道图的最大价值是将同一个角色完成的所有活动放到同一条横向泳道内,这样可以一目了然地看到同一个角色在整个流程中负责执行的所有业务活动以及流程活动在不同角色间的流转关系。
03—瀑布图和泳道图的融合
瀑布图是自上而下绘制流程的,是按流程的进程阶段划分横向泳道;泳道图是自左向右绘制的,是按流程的执行角色划分横向泳道。
因此,瀑布图和泳道图各自最大特点就很明显了。前者利于展示流程的阶段进程;后者利于展示流程角色的职责和流转关系。
那么,这两者是否可以融合呢?答案是肯定的。
上图所示是在瀑布图基础上融合泳道图的结果。只不过,这里按角色划分的泳道是纵向泳道而已。这张图的横向泳道清晰地描述了流程的进程,纵向泳道清晰地描述了参与流程执行的所有角色及其所负责执行的所有流程步骤(活动)。
上图所示是在泳道图的基础上融合瀑布图的结果。只不过,这里按阶段划分的进程是纵向泳道而已。这张图的横向泳道清晰地描述了参与流程执行的所有角色及其所负责执行的流程步骤(活动);纵向泳道清晰地描述了流程的阶段进程。
我们将融合了阶段划分的泳道图竖起来,再对比一下融合了角色划分的瀑布图,如上图所示,你会发现所谓的流程瀑布图和流程泳道图本质上就是一回事,区别仅是横着画流程进程还是竖着画流程进程而已。
综上,流程瀑布图和流程泳道图最大区别是流程图中的横向泳道是按阶段划分还是按角色划分。流程瀑布图中也可以有角色泳道,只不过这个泳道是纵向的;流程泳道图中也可以有阶段划分,只不过流程阶段是纵向泳道。
所以,与其说我们在选择采用瀑布图还是泳道图,还不如说是在选择喜欢自上而下纵向画流程图,还是喜欢自左向右横向画流程图。
04—端到端流程通常采用瀑布图
前文阐述了泳道图的主要特征,即流程图的横向泳道是按角色划分的,流程的进程是自左向右推进的。
端到端流程是由职能流程构成的,上图左侧所示是用瀑布图形式呈现的博阳家居面向房地产开发市场的《合同-回款端到端流程》的流程图;右侧是用泳道图形式呈现的,此端到端流程链路中的一条职能流程《现场安装管理流程》的流程图。可以看到,《现场安装管理流程》的泳道图中有三个角色,如果统计一下整个端到端流程中所有职能流程中出现的角色,可能会多达几百个甚至上千个。那么,这种情况下,端到端流程用泳道图的形式进行呈现会是什么效果呢?
如上图所示,我们试着将左侧端到端流程瀑布图中的一个片段用右侧所示的泳道图形式进行呈现。由于每一条职能流程中对应多个角色,所以左侧角色泳道其实是一组角色。
由于一个泳道内会有多个角色,因此同一个角色事实上会出现在多个泳道内。如上图所示,<现场项目经理> 这个角色就出现在三个泳道中,所以无法实现一目了然地看出<现场项目经理>总共参与了哪些职能流程,也就失去了构建泳道图最主要的价值。
可能会有人说,那在端到端流程图中我们用部门,而不是角色来划分泳道不行吗?可以,但一条职能流程同样可能会有多个部门参与。
如上图所示,如果我们将泳道图的划分规则改为部门而非角色,由于一条职能流程同样可能会有多个职能部门参与,所以同样无法一目了然的看出一个部门,比如<工程部>总共参与了哪些职能流程,也就失去了构建泳道图最主要的价值。
也许又有人会说,那一个角色或一个部门建一个横向泳道不行吗?还真不太行!
以横向泳道为部门为例。如上图所示,如果一个部门构建一个横向泳道,由于同一职能流程涉及多个泳道,所以只能如上图所示这样绘制,虚框表示这是同一条职能流程,由两个泳道部门完成。
此时,我们尚未将上图所示的 EPC 绘图规范中的事件和逻辑符或者 BPMN 绘制规范中的事件和各类网关加入到图中。如果将事件和逻辑符加入到图中,你还能画得出符合规范的泳道图吗?
既然对端到端流程而言,构建构泳道图并不能得到其应有的价值,加之构图又非常复杂,所以如上图所示,在绘制端到端流程图时通常都采用标准瀑布图的样式,即方向是自上而下,横向泳道按阶段进行划分,而非角色或部门。而且,在端到端流程瀑布图中,表示阶段划分的横向泳道是不应省去的。
其实,这里又引出一个类似的问题,如果职能流程图中的同一个流程步骤(活动)上也分配了多个角色,而且流程本身也比较复杂,那么职能流程用泳道图呈现会碰到同样的困难吗?是的,会碰到同样的困难。关于这一点将另行撰文进行探讨。
05—流程瀑布图和流程泳道图对比表
最后,再次澄清一下,EBPM 方法论认为绘制流程图时既可以采用瀑布图也可以采用泳道图。同样,EBPM 流程管理平台软件既支持流程瀑布图的绘制,也支持流程泳道图的绘制。