近几年来,企业越来越重视流程管理,各种流程管理活动开展得如火如荼,有进行全流程梳理的,有进行流程绩效KPI考核的,有进行组织架构重建的,有开发ERP系统的……争先恐后,百花齐放,生怕自己企业打上“没有做流程管理”“不专业”等标签。
然而在工作开展的过程中,大家有了越来越多的困惑,为什么投入了那么多资源,做了那么多的工作,却没有产生实际效果呢?这流程管理工作到底要怎么做?
在我接触的企业中,有很多对流程管理工作表现出深深的无力感,基层工作者指哪打哪,完全不思考,中层管理者一叶障目,凭着一股子蛮劲往前冲,高层管理者对流程管理部门恨铁不成钢,一怒之下把流程管理部门砍掉,或者并入其他部门的比比皆是。
究其原因是:方向不对,努力白费!
流程管理工作存在很多误区,最典型的有以下几种:
1. 流程管理就是文件管理
正解:流程管理不仅仅是文件管理,文件管理只是流程管理中的一个小小的分支,文件只是流程管理的表现形式。流程管理人员千万不要把自己局限成一个收集文件、整理文件、保管文件的文员。
2. 流程管理就是体系建设
正解:流程管理和体系建设相辅相成,体系建设是需要流程支撑的,但流程不仅仅是体系,比如ISO9001的建设,是需要各部门各层级的流程构建而成,以保证整个组织的正常运转。而流程管理呢,更多的是考虑如何优化,如何更进一步创造更多的价值。两者的终极目的不一样。
3. 流程就是制度
正解:制度指的是一个企业的规章制度,规定可以做什么,不可以做什么,有什么奖惩措施,是纲领性的东西。而流程呢,是一步一步的详细步骤,告诉你怎么做,要做出什么结果。相对于制度的单一规定,流程显得更加接近地气,更加具有可操作性。
4. 流程就是建系统
正解:流程可以通过电子系统固化,然而流程不等于建系统。系统只是一种表现形式,如果只是一味地上系统,缺乏整个流程管理架构的设计,只会导致系统越来越多,效率反而越来越慢。
5. 流程管理就是挑刺的
正解:流程管理的使命是赋能。很多员工一听到流程KPI考核,就会觉得是来挑他们刺的。一旦员工有这种想法,就会影响他们提供数据的准确性。为了掌握真实的运营状况,我们一定要避免这种情况。首先,流程管理人员不要摆出一种“我是来审核你们”的架势,其次,发现了问题,要主动与员工一起分析讨论,引导其找出原因,从而采取措施改进,第三,在平时的工作中,也要多与员工互动沟通,在赋能的同时,增强信任感,营造良好的流程文化氛围。
6.流程管理就是打杂的
正解:很多流程管理人员做着做着,就感觉自己是打杂的了,什么都要管,却又什么都没有在自己掌控之中。为了陷入这种误区,一定要把自己的位子摆正,哪些该做,哪些不该做?哪些是主要职责?哪些是协助的身份?
流程管理工作的职责主要有三个,分解公司战略目标,建立公司业务流程,助力运营目标的实现。
基于这三个主要职责,流程管理工作的范围主要有以下方面:
流程管理机制的制定
流程架构的设计
业务地图的梳理
业务流程的审核
业务流程的培训
流程文化的建设
流程管理平台的建设
流程的考核、评审和激励
看到这,你是不是对流程管理工作的定位,有了更加清晰的认识了?
不管流程管理活动以什么形式开展,企业的目的都一样,那就是优化流程,降本提效,用更低的成本,更快的效率,创造更多的价值。