前言
党的会议报告指出,“我国经济已由高速增长阶段转向高质量发展阶段,正处在转变发展方式、优化经济结构、转换增长动力的攻关期”,这是一个重大的战略判断和历史定位。在这一阶段,持续规章制度体系是企业高质量发展的内在要求。
一、企业规章制度体系建设的意义
(1)科学完备的规章制度体系是企业实现高质量发展的重要基础。
在“双循环”的大背景下,一方面,企业面临国际形势、国际规则的快速变化带来的不确定性风险,另一方面,企业还面临国内企业之间日趋白热化的激烈竞争。国际方面,科技、金融、制造等领域的寡头公司对国内合作企业的合规管理要求越来越高,乃至一些不符合国内企业发展阶段的要求时有发生;国内方面,企业的竞争已从原来的拼资金、拼人才、拼规模开始向管理能力、运营能力综合比拼转变。规章制度体系建设水平是企业综合能力的基础,建设水平的高低决定了企业在未来竞争赛道上“长跑”的胜败。
(2)配套衔接的规章制度体系是企业实现高效率运行的重要保证。
纵观全球,发展水平全球领先的诸家公司都对内部规章制度体系的配套衔接有着近乎苛刻的要求。比如,日本丰田公司为了提高公司汽车制造效率,实施了“零库存”计划。计划实施的过程中,企业完善的规章制度对汽车制造整个过程的规范化起到了至关重要的作用,从而确保了丰田公司在库存原材料极低的情况下,依然保持非常高的汽车产能,源源不断地创造财富。通过规章制度之间完善的配套衔接,企业能够将内部作业流程标准化,降低管理过程中的“磨损”,控制企业运行的风险,从而实现企业高效率运行。
(3)迭代改进的规章制度体系是企业实现高效益经营的重要前提。
企业经营的目的是取得良好的经济效益或投资回报。企业的效益高速增长始于企业管理运营机制的迭代改进,即规章制度体系的迭代改进。规章制度体系迭代改进的最终形态是形成良好的企业文化,从“他律”转向“自律”。企业经营管理是一个完整闭环的系统工程,只有在系统的各个环节建立行之有效的协调联系与相互制约机制,并不断推动机制的自我完善和迭代提高,推动企业管理的方方面面不断由“他律”向“自律”发展,才能不断降低运营成本,提高管理效能,确保企业运营的高效益发展。
二、问题分析
(1)规章制度体系建设的意识不强。
一是企业管理层对规章制度体系建设重视程度不够。一些企业的管理层往往将主要精力放在市场开拓、扩展企业规模等活动上,对成效凸显快、能产生直接效益的企业活动比较重视,并不关心企业规章制度体系的整体水平如何,企业大多靠“惯性”或者“惯常做法”运行。二是管理部门对规章制度体系建设工作理解不深入。一些管理部门对本部门业务领域的规章制度学习重视程度不够,对制度规定不熟悉,无法发挥规章制度的管理作用。三是基层单元对规章制度体系建设工作支持度不够。基层业务单元是具体执行规章制度的主体,规章制度中很多操作性的工作是有基层业务单元完成。一些企业的基层单元并没有将规章制度体系看作企业管理活动运行的“指示牌”“安全带”,反而认为某些规章制度束缚了基层的具体工作,给工作带来了诸多不便。
(2)规章制度体系建设的责任落实不到位。
一是规章制度体系建设领导责任落实不到位。规章制度体系建设是“一把手”工程,企业的最高管理层担负体系建设的领导责任。由于制度体系建设本身的复杂性,企业领导在推动制度体系建设过程中,较难精准把握职责定位,容易出现“管理角色错位”的问题,导致职责落实不到位。二是规章制度体系建设组织责任落实不到位。有的企业中没有设置规章制度归口管理部门,各个业务领域的规章制度“分而治之”,有的企业中虽然设立了归口管理部门,但是归口管理部门仅仅发挥了登记、归档作用,没有落实归口管理职责。三是规章制度体系建设具体责任落实不到位。各个领域的管理部门是规章制度的主责部门,主责部门在制定规章制度过程中,存在对业务领域整体需求把握不精准,对现有的制度体系研究不深入,制定的规章制度不符合业务要求等问题。
(3)规章制度体系建设推进不到位。
一是企业归口管理部门、制度主责部门在制定规章制度修订计划时,对业务实际运行与实际需求的研究分析不深入,一些急需制定的制度被忽视,一些并不急需的制度却匆匆上马。二是受环境变化、管理者意图、制度制定人员业务水平等方面的影响,致使有些制度内容要么过于复杂、难以执行,要么程序缺失、可操作性不佳,规章制度难以发挥应有的作用。三是规章制度的宣贯培训水平不高。企业规章制度培训是发挥制度管理效力的重要前提,是提升企业人员执行能力的重要一环,但常常被忽视。在没有得到良好培训的情况下,企业执行人员不清楚具体应该如何执行制度,对制度中规定的权利和义务不清晰,从而产生执行的惰性,导致制度的权威性受到极大损害,影响企业的高效运行。四是规章制度执行不到位。一些企业的规章制度涉及和执行存在“两张皮”现象,制度手册制定地很多,但执行不到位,成为摆在桌子上的“花架子”。
(4)规章制度体系执行情况监督不到位。
一是基层单元对本部门执行规章制度情况的自我监督不到位。企业基层单元的部门领导和员工大多处于“共同作战”状态,很难有距离感带来的威严,“熟人监督”是比较突出的难题。对违规行为的处罚,有些管理者内心深处“得饶人处且饶人”的思想占据主流,谁都不愿意站出来当“恶人”。
二是制度主责部门对本业务领域规章制度执行情况监督不到位。制度主责部门承担着解释制度与监督制度执行效果的职责,在企业运行中,受限于管理水平和技术能力,制度主责部门很难做到对规章制度执行情况全方位的监督,特别是实现对规章制度执行情况的过程监督、实时监督,更是尤为困难。
三是监督部门对重点业务领域规章制度执行情况监督不到位。审计、纪检等监督部门对重点业务领域的规章制度执行情况负有监督责任。受企业发展阶段影响,企业内部审计、纪检部门大多人员人手不足,有的部门还兼任其他诸多职责,对各重点业务领域制度的熟悉程度也参差不齐,影响了监督效果。总之,归口管理部门工作不闭环,制度主责部门工作不扎实,其他部门工作不规范,影响了规章制度体系监督成效。
三、强化措施
(1)强化规章制度体系建设总体部署,提升整体意识。
一是强化规章制度体系建设顶层部署,完善顶层制度。要建立完善领导组织机构,成立制度体系建设工作领导小组或者规章制度管理委员会,形成协调统一的制度体系建设工作网络,并制定规章制度体系建设的顶层制度,从顶层、源头对规章制度的管理、制修订、执行、监督等环节做出明确规定。
二是强化规章制度体系建设宣贯部署,提升整体意识。要广泛宣传、充分动员,使企业员工了解制度体系建设的重要意义,号召全员以实际行动支持和参与制度制定、执行和监督全过程,营造浓厚的制度建设氛围。
三是强化规章制度体系建设动态管理,加强执行力度。要及时召开规章制度体系建设推进会、协调会等会议,全面梳理规章制度体系建设过程中存在的问题和需要解决的实际困难,协调各方资源,解决问题,并加强节点督导,规章制度归口管理部门要深入一线掌握实际情况,为管理层提供真实、详实的第一手信息,协助管理层高效、平稳推进制度体系建设。
(2)落实规章制度体系建设各方主体责任,确保责任到位。
一是以顶层制度为依据,制定具体详实的实施方案,明确各方责任。要以PDCA循环的管理思路,按照全员、全方位、全过程原则制定规章制度体系建设操作方案,明确制度体系建设的目标、实施步骤和配套措施等内容,充分调动和整合资源。
二是以实施方案为具体抓手,稳步推进制度体系建设,确保责任落实。要强化落实工作责任,结合实施方案制定详尽的任务分解表,明确每项工作任务的具体内容、责任部门、配合部门和完成时间节点,加强过程管控,推进落实责任。
三是以实施效果为检验依据,加强对落实情况的督促检查,强化责任追究。要建立制度体系建设执行情况的报告机制,定期召开规章制度体系建设推进会,盘点计划完成情况,提出改进建议,并形成会议纪要;对于推进不力的,要按照有关规定及时问责,确保规章制度体系建设工作的严肃性、权威性。
(3)多措并举推进规章制度体系建设。
一是加强规章制度计划管理,提高规章制度修订计划的科学性、系统性,在制定计划之前,要通过一线调研、部门研究等形式,充分掌握企业运行的发展阶段、特点和需求,把握企业运营中存在的突出矛盾,有针对性地制定规章制度修订计划。
二是在制定规章制度时,要对国家法规、上级制度及要求以及现有制度进行充分的学习研究,吃透上级精神,做好与现有制度的衔接;另外,要将制度内容与实际业务流程紧密结合起来,采取部门讨论、集体评审等方式,对制度的完整性、适用性、规范性做好把关工作。
三是加强规章制度的宣贯培训,要改变传统的宣贯形式,结合管理信息系统、线上培训考试系统的先进的管理手段开展宣贯培训,采取线上问答、在线研讨、定期考试等方式,督促企业员工积极参加规章制度的宣贯培训,提升培训效果。四是强化制度执行。对于指导性强但操作性不够的制度,要及时组织制定相应的细则,在细则中明确业务的操作流程、关键环节,必要时要实行表格化管理,做到“做事按依据、做事有依据”。
(4)加强制度执行情况的监督检查,突出闭环管理。
一是要推动制度执行部门的自我监督。要建立并推动落实常态化的自查机制,归口管理部门定期组织各部门开展规章制度执行情况自查与评价,及时总结制度运行过程中存在的不协调、不适用问题,推进制度体系的有效运行和持续改进。
二是要加强制度主责部门的执行监督。要建立完善制度主任部门对本业务领域规章制度执行情况的定期监督检查机制,要将监督检查的内容明晰化、表格化,确保监督检查的有效性。
三是要加强制度归口管理部门的重点监督。规章制度归口管理部门要针对人事、采购、财务等重点业务领域规章制度执行情况定期组织开展专项监督检查,要组织相关业务部门结合实际业务开展穿行测试或其他类型的监督检查,掌握规章制度的实际执行情况,从整体层面对规章制度的运行做出评价,推动规章制度体系的迭代提升。
结语
规章制度体系建设是一个“永远在路上”的过程,贯穿了计划、组织、实施、检查、提升各个环节,并不断循环往复,制度体系没有“最好”,只有“更好”。因此,只有不断推动企业规章制度体系建设的完善提高,推动规章制度的有效执行,确保规章制度的各项要求落到实处,深入研究规章制度与企业经营的内在关联和运行规律,不断加强监督,才能实现企业各项工作管理规范化水平的持续提升,从而实现企业的高质量发展。