OA系统一般由信息发布、流转审批、交流沟通和任务管理等子系统组成。较为直观的图形化界面,如同一个开放的工作平台,使用者可以发起工作流程、分享信息资源、查询人员资料等等,其核心功能是在必要的引导、监控环境下运行的电子化工作流程,实现良性的经营管理工作秩序和信息共享机制。
一、推行OA系统的意义
为何许多企业会不惜重金购买OA系统,并花大力气推行呢?OA系统的运用,已经成为衡量企业实现现代化管理的标准之一。
1.是企业规范化管理的当务之急。规范化管理是企业健康发展的基础和保证。虽然各企业都制定了种类繁多的规章制度,但依靠传统的管理方式,特别是在流程审批过程中,更多的是依靠员工的执行力,向各级领导呈报审批往往依靠的是人力、手工方式,现实操作中可能会发生反复沟通、环节遗漏等问题,造成单位管理的低效,使用传统方式的纸张开销、人力消耗造成的管理成本也会给企业造成不小的负担。因此,需要一套规范化的管理模式,将制度化的流程、规范化的机制,用可靠的系统平台加以固定,大家只要通过这个平台就可以按照相关指示进行操作,不用关心审批环节的遗漏,只要关心工作本身,这些管理规范性的要求已由系统做好了标定,并完成了数据归档,这使得所有工作能有条不紊且规范有效。
2.是企业效率化管理的积极追求。如何不断提高管理效率已成为企业运作的一项重要课题。在市场竞争环境下,效率是企业的生命,而内部管理效率化则是最为关键的问题。企业的规章制度落位于实际操作,则是越便捷、越人性化越好,前提是符合规范性要求,这就是实现规范化和效率化管理相统一的目标。企业传统的办公模式已成为制约管理效率提升的瓶颈,比如在工作审批、文件流转和材料归档等方面, OA系统能够使操作者无需“东奔西跑”,只要在电脑、手机等办公终端前点击几下,就可以在保证质量的前提下快速提升办公效率。
3.是企业跨区域管理的有效对策。当前许多企业的员工由于出差在外,或下属部门、分支机构分散在各地,事项的申请、工作的审批、文件的流转等往往受到时间、地域的限制。OA系统可以解决这一矛盾,实现跨区域管理的可能。另外,通过移动终端进行工作审批,不仅实现了领导的异地决策,而且也留下了相关数据存档。
二、推行OA系统的难点
上海文广科技(集团)有限公司自2012年11月开始推行OA系统,目前已开通了财务、行政和人事方面逾50项工作流程,覆盖本部和下属单位百余名员工,公司在推行OA系统上取得了预期的良好成果,也收获了宝贵经验,并不断地优化与完善。
OA系统能够为企业相对规范化的管理注入更多的效率元素,关键是如何完整、准确地将企业规范化的管理制度和机制“嫁接”到OA系统这一电子化平台之上,这是保证规范和效率相统一的前提,而后就是充分运用OA系统的功能和特性,有效提升管理效率。对于企业管理者来说,实行规范严格的管理制度和机制无可厚非,目的是促进企业的稳定健康运行,努力杜绝可能出现的管理漏洞,以保障公司的利益。这些管理规章制度的客体是员工,在当今强调“以人为本”的科学管理时代,企业有必要研究分析员工对这些管理工作的想法,片面要求员工必须做什么、不能做什么,没有把他们作为与企业共同发展的一份子,是无法真正获得广大员工支持的。只有将管理规范性要求融入日常工作中,让员工在严格遵守规章制度的同时能获得更多人性化待遇,依靠OA系统等有效的管理工具,既能满足企业的管理要求,同时承载的功能也能达到员工对于使用便捷、效率提升、信息分享等方面的期望。
OA系统对于企业管理具有积极的作用,但在推行过程中难免会遇到一些难点:
1.认识和观念有待提高。对于部分长期处于传统管理模式的企业,需要树立勇于创新与尝试的精神,敢于抛弃原有的传统管理定式,并使广大员工深入认识到推行OA系统的积极意义。
2.贯彻和执行亟待加强。当前,不少企业在办公管理方面开始逐步推行OA系统,由于OA系统比财务管理、ERP等专业软件的使用范围更广,基本覆盖全体员工,这就需要提升执行力,而缺少使用类似系统的经验,尤其是如何妥善做好全员操作的引导就成为现实难点之一。
3.线上和线下配合需要协调。OA系统主要包括各类工作流程的审批,其中涉及财务报销、付款等重要工作。OA系统线上工作相对完整、独立,但这不代表可以与线下纸质、口头等工作割裂开来。在紧急事项、需要当面沟通或者配备纸质材料进行说明等情况下,尤其要加强线上和线下工作配合的协调,并注意优化工作方法,提升效率。
三、推行OA系统的关键
在推行OA系统的过程中,既要把握自身优势,也要努力应对工作难点。以下便是推行OA系统的关键点:
1.适应度
要认真研究本公司对于OA系统的适应度,首先是能否弥补企业管理的短板。OA系统在工作流程审批方面是现实管理的映射,只有在理顺现实管理制度和机制的基础上,才能将OA系统的作用真正发挥出来。其次是企业的经营特性能否充分体现OA系统的优势。有些企业不存在分散办公的现象,大部分员工都是集中办公,OA系统在应对跨区域管理方面的优势就会被削弱。
2.准确性
要使OA系统准确实现企业的管理目的,必须认真做好相关准备,前期的调研论证工作必不可少。软件公司为企业设计OA系统时,大部分的工作精力并不是在搭建流程的技术层面,而是在相关信息的调研、收集与整理阶段。只有“走基层、下一线”,掌握大量的一手资料,并针对企业的管理需求,才能更好地将规范化要求体现在系统流程的设计中。另外,及时将基层的意见反馈给管理者,在分析解决问题的同时,管理主体和客体达成了共识,也使OA系统在设计准确性方面得到了可靠保证。
3.执行力
在OA系统使用说明方面要不断加以完善,做好定期更新工作,并及时广而告之;要广泛听取员工的使用意见和建议,不断优化系统建设,增强员工对系统的认同,进而提升他们的执行力。另外,OA系统的主要功能是流程审批、文件流转等,除此之外,在信息分享、沟通互动、任务管理等方面都要有针对性地加以拓展,让OA系统承载更多的功能,成为企业内部沟通、协同和分享的重要工具,使员工不仅在工作中运用它,而且可以从中获得更多的有益信息。总之,在推行OA系统时,只要秉着先易后难、循序渐进的方式,辅之以适当的引导,就能收到预期的良好效果。
四、推行OA系统对企业管理的启示
从OA系统的推行实践中,可以为企业管理寻找一些有益的帮助,主要有以下三点:
1.高度重视规范化和标准化建设
OA系统的核心是规范化和标准化的流程建设,从OA系统的广泛推行,我们不难理解规范化管理对于企业健康发展的重要意义;而标准化建设是现代企业实现规范化管理的重要手段之一,是企业提升效率和效益的有效途径。我们应该在企业管理中高度重视,并有针对性地加以完善。
在日常管理工作中,我们要以规范、科学的经营管理要求为核心,以质量和绩效管理为原则,制定实施涵盖生产、财务、行政等企业运行各环节的规范化管理要求,并努力实施ISO9001等标准化管理体系,形成科学有序的经营管理秩序。我们要按照规范性的制度要求制定标准,并根据实践和形势的变化不断做出调整,通过实践、反馈、总结等过程,不断优化与完善企业的经营管理,在实践和总结两者的过程中,助力企业实现规范化管理,不断提高企业的竞争力。OA系统流程中各项条件的设置、流程运转的方向等细节均有明确规定,这就是标准。通过完善的流程设计,将企业规范化的管理要求融入标准化的流程之中。在现实工作中,无论在技术、市场,还是在管理运作上都涵盖了不同层面人员的岗位要求和职业规范。有基础和条件的单位,可以从部门、岗位职责入手,以财务、行政、采购等各项经营管理工作为对象,制定岗位说明书、工作标准和流程,并辅之以详尽的说明以及流程图等,将企业规范化管理的标准体系确定下来,而这些标准的执行落实是一个有机的动态管理过程,需要从引导、监督、奖惩和激励机制等多方面加以巩固和完善,使企业的规范化、标准化建设落实到位。
2.着力加强工作协同和资源共享
OA系统的功能主要是实现工作协同和资源共享。通过OA系统实现工作流程的标准化流转,实现“事件找人”的推送作用,并通过流程转发、沟通讨论等加强各节点的沟通协作,在信息共享、传递与利用中,达到每个员工、部门在企业运行管理中应尽的职责和作用,发挥他们最大的效能,促进企业管理工作的稳步运行。
随着企业规模的不断扩大,管理边界的不断延伸,加强企业内部的工作协同和资源共享显得尤为重要。我们要立足于企业发展的全局,合力推进本部门尤其是跨部门的工作协同和资源共享,积极探索解决信息沟通不畅和工作推诿扯皮等问题的有效途径,保证企业内部运转的顺畅高效。要不断优化信息沟通机制,拓展信息沟通平台,打破部门间隐性的壁垒,有力促进跨部门的信息分享和应用机制,如通过组织定期化的跨部门沟通协调会,互通有无,进行“头脑风暴”式的交流,既可以加强信息沟通,也可以就工作中遇到的部门配合与协同问题进行讨论,互相协商,达成共识。有计划和针对性地开展各部门间的信息交换、共享和应用,充分发挥各自的特点和优势,进一步理顺关系,不断推动协同,共同为企业整体发展贡献力量。
3.做好各类数据信息的积累与汇总
在OA系统的实际运用中,会积累大量的数据信息,它们是报表分析等系统延伸功能的基础。OA系统可以比作一个巨大的数据库,其中包括内部管理、经营业务等相关各类信息,正是在可靠数据信息体系的支撑下,OA系统才能有效运转,发挥积极作用。在企业发展的整个过程中,发展沿革、经营状况、资质荣誉、技术标准、编程代码和操作手册等等各类信息的意义毋庸置疑,如果企业抓好了相关数据信息的积累汇总,就能在运行过程中更加从容和有序。
正如OA系统对于数据信息的重视,在日常工作中,除了要做好各部门、各关键岗位的数据收集与积累,更要加强数据信息的汇总与分析。为了实现这一目标,需要建立各部门数据信息收集汇总机制,构建形成“企业基础数据信息库”。通过做好各类数据信息的积累、归类与管理工作,努力在企业的经营管理活动中体现应有的价值。