为何要理清业务流程?

在以往环境信息化建设中,由于不注重业务流程梳理,环境信息化建设进展没有取得实质性突破,已建设完成的各类应用系统为环境业务管理提供的帮助甚微｡

以宁夏环境信息化建设来说,目前,环境信息化建设主要围绕环境业务开展了信息化系统建设,主要建设了重点污染源基础数据与自动监控系统､环境执法移动执法系统､排污收费系统､辐射环境质量自动监测系统､宁夏空气质量实时发布系统､环境统计系统､建设项目管理系统､环保信访信息管理系统和协同办公系统｡但这些系统之间关联性比较差,信息资源不能共享,系统实用性欠缺,部分系统增加了业务部门的工作量,工作效率没有得到应有的提升｡

我认为原因主要有两点:一是软件本身存在的缺陷｡对很多IT公司而言,虽具有技术优势,但由于对环境业务流程理解不深刻,对环保业务了解不深入,尽管在软件开发前对环境需求做过调研,但往往难以分析清楚｡所以,“事前需求说不清,事后需求说不完”的尴尬情形经常出现,另外在引入环境管理信息系统时,为了降低开发成本,往往采取购买现成软件,然后根据自身业务进行修改设计后投入使用的做法,但成功的先例并不多｡二是环保系统本身的问题｡有些环保系统虽然花了大价钱,却不能实现整体转型,工作模式没有彻底得到转变｡

上述两点其实反映了同一个问题,就是没有把流程再造的理念注入管理信息系统｡没有核心管理思想的软件运用是苍白无力的,只有根据每个环境业务自身的流程和战略思路来梳理设计流程管理,才能够真正实现管理信息系统的目的｡

我认为决不能为了信息化而信息化,要进行信息化就必须进行业务流程梳理,业务流程梳理是信息化的第一个产物｡信息化是建立在业务流程上的信息化,业务流程是信息化的基础,没有业务流程的信息化不叫信息化,业务流程是信息化的生命之血｡关节点梳理清,信息化才能管用｡

业务流程如何梳理?

我认为梳理业务流程要从以下3方面努力｡

领导要高度重视业务梳理工作

业务流程是政府为民办事的基础,是组织管理体系中最基础､最重要的部分｡流程管理的目的就是通过管理政府为民服务的业务流程,优化服务效率和质量,并从持续改进的业务流程中创造更多的价值｡通过实施流程管理打破纵向专业(或部门)垂直管理的“隔墙”,解决部门间的衔接流转和工作缝隙的问题,让各部门更好地协作,更高效地完成工作｡通过流程梳理优化进一步明确和规范管理和业务活动,完善专业体系建设,加强部门间的协同,提高基础管理水平,提升工作业务水平,让民众满意｡

成立业务梳理小组

小组成员由流程管理人员､流程调研人员和业务人员组成｡业务流程梳理起初是要对业务部门的需求进行详细的了解和整理,这就需要与业务部门进行交流,深入了解管理的需要｡流程管理人员需要对业务梳理进行监督检查､审核,在整体上进行宏观把握｡

制定详细的工作计划

在业务梳理前,流程调研人员非常有必要在实现制定调研的范围､计划､调研的部门以及对应的业务人员,针对不同的调研部门和人员设计出不同的调研问卷,用于帮助流程管理人员评估当前流程现状,分析优化､可改进性｡