流程优化过程的重点是目标问题导向和共识的形成｡

一方面,要明确目前现状存在的问题和流程优化的目标,切忌漫无目的的优化;另一方面,流程各方参与者对问题和优化方案共识的形成是后续流程推行落地的基础｡因此,必须通过有效的项目过程组织,主导和推进流程优化,具体包括设置分步控制点,有效的组织沟通会议推动共识的达成等,以避免流程优化讨论的多轮反复和陷入泥潭｡

首先,将流程优化过程分为三步走,每一步都在上一步共识形成的基础上再进一步细化:第一步,通过对现状问题调研总结,建立流程优化框架,包括支撑流程运作的业务组织职责分工､流程优化的目标和原则､流程运作的整体框架､流程中相关术语和分类定义的统一等,明确优化的整体方向｡第一步优化讨论必须在主管该流程领域的高层和相关业务部门负责人间形成共识;第二步,进入具体流程的优化,基于可运作的现实以及可改进的方向,考虑和现有业务的承接和延续性,因此第二步的优化必须在流程相关运作部门间形成共识;第三步,流程表单模板的优化,大量的实际操作是通过表单模板来落实的,因此需通过表单模板优化建立流程易于落实的工具｡在具体项目推进上,可以此三步分别设置关键里程碑,以有效的控制流程优化项目的风险｡

在流程优化的整个过程,需组织大量的研讨沟通会议,要让每次会议都有共识的形成和有效输出,必须进行有效的会议策划和管理｡首先,明确需讨论共识的问题,如哪些部门/岗位间职责不清晰,哪些流程环节不顺畅等等,并尽可能准备多个备选方案和优劣分析;其次,确定每次参会的人员,针对要形成共识的问题,需让流程相关方都参与会议,以避免多方的意见不一致,同时在多方争持不下的时候能有决策者以确定最终方案;再次,在会议的过程中往往业务部门会因一个问题牵引出其他的业务问题而讨论,因此必须有效的引导和组织,避免会议主题偏离;最后,切忌,没有完美的方案,与企业业务发展相适应的优化方案,并得到各方的认同和共识,即达成流程优化讨论会议目标｡

解决方案

明晰企业战略设想和关键成功要素｡

业务调研｡了解企业业务模式,组织架构,存在的典型问题,以及流程建设现状｡

流程管理培训｡贯彻全过程的知识转移｡

建立和优化流程体系｡从业务模式出发,对流程进行分层分类规划;明晰流程范围､流程之间的接口及逻辑关系,最终建立企业自己个性化的流程体系｡

确定关键流程｡从企业战略､业务模式､典型问题出发确定关键流程｡

关键流程现状建模,进行局限和问题分析,识别改进机会｡

关键流程优化设计｡在全面分析业务模式和管理需求基础上,进行关键流程优化设计｡

建立流程管理体系｡建立流程责任矩阵和流程管理制度,保证流程持续优化｡