随着企业的发展,业务量的扩展,如何把控企业业务整体一盘棋,整体规划业务框架,这是管理者不得不思考的问题,而现实中制度、流程的管控对于业务往往是滞后的,同时制度、流程不一致,相互之前矛盾的事比比皆是,那么如何提高制度和流程管理效率,解决制度流程两层皮的问题,成为管理部门头疼的一个问题。
博阳精讯多年以来专注于为中国企业提供制度和流程管理解决方案,设计开发了与 EBPM方法论相匹配的EBPM平台(EBPM 是英文 Element-Based Process Management 的首字缩写 , 意为“基于要素的流程管理”)。
EBPM平台支持制度和流程设计、运行、治理、优化闭环式管理,并设计多种描述制度流程关系的方法,解决制度流程两层皮的问题,为企业管理提升奠定基础。
在制度管理方面, EBPM平台的包含在线制度编制等功能,主要特征如下:
- 条款化、结构化制度编制方式,EBPM平台在制度管理方面为避免以往使用word在进行制度编制中无法条款化、结构化、相互之间无法引用的问题,支持在线按照预定义的模板进行制度文件编制,支持有多种制度在线编辑方法,可按照模板进行制度文件编写,也可进行制度文件整体上传等。
- 在线共享制度内容,可在制度间相互引用具体的条款内容,在EBPM平台中编制制度文件时,可引用其他相关制度文件条款,避免二次重新编制,实现了文件条款的共享和协同,实现了管理体系在跨文件的融合。
- 按岗位的查看权限设置,EBPM平台在制度文件发布后,按照业务执行的相关岗位制度文件推送,做到“我”执行什么业务,查看相应的制度文件或相关要求。业务人员只能查看与本岗位相关制度,不相关的制度文件无法查看的权限管控,从根本上解决了制度查看权限设置不准确的问题。
在流程管理方面,EBPM平台包括流程建模、规范性检查、结构化分析等功能,主要特征如下:
- 支持通用的、标准的流程建模方法, EBPM平台支持标准的“事件驱动流程链(EPC)”的流程图绘制方法。同时,平台中预定义了一些规范性检查项,可根据实际需要配置相应的规范性检查项。
- 提供流程结构化优化方法,对于流程设计的是否合理,流程是否有可优化的地方,EBPM平台中针对“四大断点”(流程断点、信息断点、系统断点、组织断点),设计了基于流程的分析功能,分析已设计的流程,识别出流程中存在的4大断点信息,流程管理人员可基于这些信息进行流程结构化优化。
- 按岗位的流程信息推送,EBPM平台基于岗位抽取出岗位相关的流程信息,列出了与“我”相关的流程,流程环节等信息,快速的定位我所需要掌握和了解的业务知识。为适应企业业务的快速变化,打通了设计到执行的快速通道。
制度、流程分类进行管理之后,如何才能保障制度流程不出现两层皮的情况,如何形成 “你中有我,我中有你”的制度流程一体化管控目标。EBPM平台通过建立制度与流程的匹配关系,分析、监控这些匹配关系,保障制度与流程的无缝衔接:
- 依靠制度进行流程管理,制度编制过程中,制度中如果需要引用流程,可直接进行流程引用,将流程切入到制度文件中,当流程有修改更新时,制度文件中的流程可自动更新,确保制度和流程的一致性。
- 以流程为业务脉络进行制度管理要求的匹配,在进行流程设计时,对于流程或者流程环节需要匹配相应的制度文件或制度条款,可基于流程或流程环节匹配相关的制度文件或制度文件条款,这样可清晰的展示流程的每个环节,在业务执行中所需遵循的管理要求,操作规范等内容,提供给业务执行人更为具体的制度要求等内容。
- 制度、流程一体化分析,在制度和流程匹配后,可进行制度和流程相关匹配度的分析,制度管理和流程管理方面的薄弱点、空白点,帮助制度和流程管理员快速的定位问题,及时的进行优化更新。
EBPM平台全面支持企业管理体系的闭环式管理,在机械工业出版社出版的《流程管理风暴:EBPM 方法论及其应用》一书中针对企业管理体系管理方面有更为全面的介绍。