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端到端流程的错误构建方法:基于 “输入输出关系” 串联 “职能流程”
来源: 作者: 博阳精讯总裁 王磊 2022-07-11 阅读数:2619

“ 如果一条职能流程的输出是另一条职能流程的输入,那么这两条职能流程应前后串联并成为某一条端到端流程的组成部分。”

以上这段话,乍一看可能觉得没有什么问题,甚至很有道理,大部分情况下大家可能就是这么认为的。然而,当你付诸实践时,又会常常 “一头雾水”,不知所措。就象看到上图中的管子一样,乍一看觉得挺明白的,仔细看看就晕了。在流程管理领域有一批这样似是而非的定义、方法或规则,造成管理者在构建企业流程管理体系时的困惑和迷茫。

基于<职能流程>间的 “输入输出关系” 来串联<职能流程>,是一种 错误 的构建<端到端流程>的方法。

在 “业务流程管理体系” 中 “输入输出关系” 通常反应的是 “信息流”,同时也伴随着人、财、物的流动。“输入输出关系” 当然是重要的,是需要梳理、描述和优化设计的要素流。但是,<职能流程>间的串联机制,绝对不是 “信息流” 或者任何其他与 “输入输出相关” 的 “要素流”。<职能流程>间的串联机制是 “流程活动链”,是 “由事件驱动的流程链”。

事件驱动的流程链(EPC:event-driven-processchain)是德国流程管理大师希尔教授在上世纪 90 年代提出的,揭示了业务流程是事件驱动的活动链的本质。我们可以这样理解,“活动流(链)”是“业务流程”的主干,与之相匹配的“输入输出”则是伴随着“活动流(链)”的其他“要素流”,当然,从流程管理的角度来说,最重要的 “要素流” 是 “信息流”。而所谓的 “活动流(链)” 就是事件驱动活动,活动驱动事件,所谓 “驱动” 就是 “触发”。关于 “触发关系” 在本公众号前一篇文章《端到端流程图:绘制方法和规则(下)》中已经通过博阳家居的<差旅费用报销端到端流程>进行了详细说明,这里不再赘述了。下面,我们来说明一下,组装<端到端流程>时,为什么不能基于 “输入输出关系” 中的 “信息流” 来串联<职能流程>。

我们还是以博阳家居的<差旅费用报销端到端流程>为例,上图左侧所示是更新后的<差旅费用报销端到端流程>,即一笔报销审批通过后就马上支付一次的端到端流程。在本公众号前一篇文章《端到端流程图:绘制方法和规则(下)》中,我们已经说明了,此时<差旅费用报销审批流程>和<差旅费用在线支付流程>是 “直接触发关系”,所以这条端到端流程没有流程断点。如上图所示,<差旅费用在线支付流程>中的第一个步骤是由系统自动完成流程步骤 <确定是否在预算范围内>,即该部门的差旅费用是否超预算了,如果超了,需要退回走别的流程,如果没有超则直接触发下一个步骤,即<完成款项支付>。

上述是 “触发关系” 的逻辑。如果按 “输入输出关系” 中的 “信息流” 来串联<职能流程>,又会是什么情况呢?

如上图所示,如果分析 “输入输出关系” 中的 “信息流”,我们发现<差旅费用在线支付流程>的第一个步骤<确定是否在预算范围内>这个步骤的输入信息有两项:

1)前一职能流程<差旅费用报销审批流程>中的最后一个步骤<团队主管审批>的输出:《差旅费用报销单》。

2)另一职能流程<部门年度预算审批流程>的输出:《部门年度预算》。

这很容易理解,不知道各部门的预算有多少,就无法判断是否超预算。其实,这个步骤还有一些输入信息。比如:各部门已经用了多少预算;另外,如果超预算了,走了另外的流程追加了预算,追加的预算是多少,也是本步骤的输入信息。为了简化起见,这两项输入我们就先不讨论了。后续在流程信息断点的梳理和优化中会专门说明。这里我们先认为这个步骤就只有上述两项输入信息。此时,如果我们按照:“一条职能流程的输出是另一条职能流程的输入,那么这两条职能流程应前后串联并成为某一条端到端流程的组成部分。” 这条规则处理,那么我们就需要将<部门年度预算审批流程>作为<差旅费用报销审批流程>的前置流程串联起来了。

问题是,伴随 “输入输出关系” 的 “信息流” 往往是一环扣一环的。比如,<部门年度预算审批流程>难道就没有 “输入” 吗?当然是有的,如上图所示, <部门年度工作计划编制流程>的输出《部门年度工作计划》是<部门年度预算审批流程>是输入。这是很常见的,《部门年度工作计划》中详细描述了下一年的工作计划及与之相匹配的部门预算申请。而<部门年度预算审批流程>则基于此进行审批。那么,我们还是按 “ 如果一条职能流程的输出是另一条职能流程的输入,那么这两条职能流程应前后串联并成为某一条端到端流程的组成部分。” 这条规则处理,我们又需要将<部门年度工作计划编制流程>作为<部门年度预算审批流程>的前置流程串联起来了。

于是,我们得到了上图右侧所示的博阳家居<差旅费用报销端到端流程>。那么,<部门年度工作计划编制流程>有来自与别的<职能流程>的“输入”吗?如果有,继续串联吗?还有,<差旅费用报销审批流程>有输入吗?如果有,也串联吗?这个逻辑继续下去,将画出一张巨大的网络图了。另外,这样的端到端还能称之为<差旅费用报销端到端流程>吗?还有,单独审视上图右侧 <部门年度工作计划编制流程>、<部门年度预算审批流程>、<差旅费用在线支付流程>这一流程链路,如果这一链路不属于<差旅费用报销端到端流程>,那又能属于哪一条<端到端流程>呢?如果这一流程链路不属于任何<端到端流程>,那还有存在价值吗?逻辑至此,是否你又找到盯着看本文最初那张管子图的感觉了。

总之,伴随着<职能流程>间 “输入输出关系” 的 “要素流”:信息流、人流、物流,资金流对于流程管理体系而言,是非常重要的,是必须梳理、分析和优化的,这一点 EBPM 方法论是肯定,并没有异议。但是,伴随 “输入输出关系” 的 “要素流”,绝对不是<职能流程>前后串联的规则。

<职能流程>前后串联的规则是:“触发关系”。

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