01

—

<业务活动（流程步骤）>颗粒度的切分规则

上图所示是博阳家居的 <差旅费用报销审批流程>，流程中的三个<业务活动（流程步骤）>都以<差旅费用报销单>作为 “管理痕迹”。

如果针对【步骤 01<提交报销申请单> 】有一个报销单的填写顺序，管理者要求填表人按上图右侧数字所示的顺序填写各部分的内容。此时，对于构建<职能流程图>模型的人来说，常常会有一个疑问，即上图所示的 6 个填表步骤，是否应在<职能流程图>模型中体现？

按照 <业务活动（流程步骤）> 是否显性化在 <职能流程图> 模型中，取决于其是否留下 “管理痕迹” 这条基本规则，这6 个步骤显然都留下了痕迹。那么，<差旅费用报销审批流程> 究竟应画成上图左侧所示的三个步骤，还是应将 <提交报销申请单> 这个步骤拆解成上图右侧所示的 6 个步骤呢？

这是一个典型的 “业务活动（流程步骤）颗粒度” 的问题。EBPM 方法论认为：“业务活动（流程步骤）颗粒度“ 取决于是否可以完成一次 “管理痕迹（数据）” 的 “提交” 或者 “传递（归档）”。

【提交】：“提交” 即 “提交完成”。这是对于在数字化系统中流转的<业务活动（流程步骤）>而言的。注意，是 “提交完成” 不是 “保存”。“提交完成” 表示记载本次<业务活动（流程步骤）> 的 “管理痕迹” 已经正式生成，本项业务活动完成了。“提交” 将 ”触发“ 下一个 <业务活动（流程步骤）> 或者导致流程结束。从另一个角度来看，“提交” 前留下的 “管理痕迹” 不是本项业务活动最终的痕迹，是临时的记录，可能还会被修改甚至删除。而 “提交” 这个动作则表示相关的管理痕迹被正式记录了，正式纳入管理体系了。即使要再修改或者删除，需要通过另一个或几个留下管理痕迹的业务活动来完成，而不是本项业务活动。

在数字化系统中流转的<业务活动（流程步骤）>，上述填表的 6 个步骤虽然每一个步骤都留下了痕迹，但是只有将这 6个步骤全部完成（包括对非必填项置空，即确认不需要填写），才可以 “提交完成”，才能 “触发” 下一个<业务活动（流程步骤）>。因此，这 6 个步骤应合并为一个步骤。

【传递（归档）】：“传递” 通常对于人工流转的 <业务活动（流程步骤）> 而言的。顾名思义，“传递” 就是由 A 传给 B，不管是手手相传，还是通过微信、电邮等来传递。“传递” 同样会触发下一个<业务活动（流程步骤）>。当然，也有可能不是 “传递” 而是 “归档”，即导致流程结束。

如果是人工流转的<业务活动（流程步骤）>，上述填表的 6 个步骤虽然每一个步骤都留下了管理痕迹，但是只有将这 6个步骤全部完成（包括对非必填项置空，即确认不需要填写），才可以进行一次 “传递”，才能 “触发” 下一个<业务活动（流程步骤）>。因此，这 6 个步骤应合并为一个步骤。

02

—

用<作业流程>或<作业指导书>描述作业顺序

关于 <业务活动（流程步骤）> 颗粒度切分规则的讨论，必然会引出<作业流程>和<作业指导书>这两类管理要素。从<职能流程>的角度来看，上述填表的 6 个步骤应合并为一个步骤，不应拆分为 6 个。但是，填写<差旅费用报销单>确实有 6个有前后顺序的操作步骤，这 6 个操作步骤即使不是必须严格照此顺序来，也是强烈建议按此顺序来填写。因为按此顺序填写，逻辑清晰，填写效率高，差错率低。那么，管理者应如何将这些要求传递给流程的执行者呢？

答案是：<作业流程>或者<作业指导书>。

作业流程就是操作顺序，是将一组规律性的作业活动以操作步骤、操作活动和操作要求等形式进行统一描述的标准化操作程序，用以规范和指导日常工作。

作业流程是对 “流程步骤（业务活动）” 的指导，其本身并不要求留下 “管理痕迹”。

对于那些没有留下 “管理痕迹” 的，同时又希望员工知道的工作程序，可以用 “作业流程” 来描述。比如，机器的维修操作流程，并不要求操作一步写一笔记录，而是维修完成后，填一张《维修记录表》。所以，维修过程如何操作，先关电源，再开安全罩之类的操作顺序，可以通过作业流程的形式展现给相关人员。这些步骤，都不应画成职能流程的 “流程步骤”。只有维修完成后<填写维修记录表> 作为一个 “流程步骤” 画在 <职能流程图> 中。

作业流程也可以用来描述那些在 “提交” 和 “传递（归档）” 前留下 “管理痕迹” 的<业务活动（流程步骤）>的操作顺序。或者理解为，描述那些未正式留下 “管理痕迹” 的<业务活动（流程步骤）>的操作顺序。

事实上，更多情况下，作业流程（操作顺序）是采用 <作业指导书> 的形式而非<作业流程>来描述的。上述填表的6 个步骤，博阳家居的管理者就写成了一份如上图所示的《差旅费用报销单填写说明》的作业指导书。

如上图所示，这份作业指导书应该与<提交报销申请单>这个<业务活动（流程步骤）>进行关联，以确保员工在查看或执行此流程步骤时，能清晰地知道填写要求。