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端到端流程图:绘制方法和规则(下)
来源: 博阳精讯 作者: 博阳精讯总裁 王磊 2022-06-23 阅读数:2830

上文讲解了端到端流程图的绘制方法,即:<端到端流程>是由<职能流程> “组装” 而成的。

接下来,介绍端到端流程图的绘制规则,即:<职能流程> 是基于 “触发关系” 组装成<端到端流程>的。

上图左侧所示的<差旅费用报销端到端流程>是由右侧<职能流程架构>中的三条职能流程组装而成的,即在<职能流程架构>中找到了构成<差旅费用报销端到端流程> 的 “材料”:

<差旅费用报销审批流程>

<月度资金支付计划流程>

<月度资金支付流程>

其中,<月度资金支付计划流程>和<月度资金支付流程>是属于<财务管理>流程域下的<资金管理>这个流程组。而<差旅费用报销审批流程>属于<行政后勤管理>流程域下的<差旅管理>这个流程组。因此,这三条职能流程是跨职能流程域和流程组的。

总之,博阳家居的<差旅费用报销端到端流程>是不同流程域和流程组下的三条职能流程 “组装” 而成的。

那么,如何 “组装” 呢?基于 “触发关系” 进行组装。即一个前置 “职能流程” 连接一个后置 “职能流程” 的原因是因为前置 “职能流程” 的结束事件与后置 “职能流程” 的起始事件构成了一对 “直接触发关系”,所以这两个 “职能流程” 形成了前后串联的关系,并成为某个 “端到端流程” 的一部分。即只有构成 “直接触发关系” 的两个 “职能流程” 才能前后串联在一起。

所谓 “直接触发关系” 就是一条职能流程的最后一个步骤完成后的结束事件,一定直接触发后一职能流程的第一个步骤。那么这两条 “职能流程” 就可以前后串联起来,构成一条由事件触发的活动链,也称为EPC(事件驱动的流程链)。这里 “一定直接触发” 是关键词。

如上图所示,博阳家居的<差旅费用报销端到端流程>中<差旅费用报销审批流程>和<月度资金支付计划流程>这两条职能流程是否构成“直接触发关系”呢?

答案是否定的。

即<差旅费用报销审批流程>的最后一个步骤<团队主管审批>完成后,不会直接触发<月度资金支付计划流程>中的第一个步骤<汇总费用支付申请>,因为博阳家居设计的支付体系是一个月统一支付一次,而不是有一笔费用需要支付就马上单独支付一次。所以,<月度资金支付计划流程>中的第一个步骤<汇总费用支付申请>是由 “时间触发” 的,即<每个月 15 号>触发<汇总费用支付申请>这个业务活动。总之,这个活动是否触发与<差旅费用报销审批流程>的最后一个步骤<团队主管审批>没有关系。

那么上图所示博阳家居的<差旅费用报销端到端流程>中<月度资金支付计划流程>和<月度资金支付流程>是否构成 “直接触发关系” 呢?

答案是肯定的。

即<月度资金支付计划流程>的最后一个步骤<审批费用支付计划>完成后,一定会直接触发<月度资金支付流程>中的第一个步骤<确定付款方式及帐户>,而且,博阳家居对于<月度资金支付计划流程>和<月度资金支付流程>这一段EPC(事件驱动的流程链)还有一个 KPI 的要求,即在月底最后一个工作日前必须完成,即 15 号开始汇总,月底前款项必须付出。

这里,我们给 “触发” 再进行一个明确的定义。所谓 “触发” 就是 “启动” 这个 “业务活动”。在数字化流程平台中,就是生成此活动的”待办事项”,负责执行的人员可以看到此活动的 “待办事项”,或者说负责执行人员接到了完成此项工作的任务。

我们再来看看上图左侧的<差旅费用报销端到端流程>,可以看到此端到端流程事实上分为两段EPC (事件驱动的流程链),一段是<差旅费用报销审批流程>;另一段是<月度资金支付计划流程>和<月度资金支付流程>。这两段的运行频率和发起人是完全不同的。企业内部任何人员都可以随需发起 <差旅费用报销审批流程>,一个月可以由不同的人发起运行很多次,发起运行的次数没有限制。而<月度资金支付计划流程>和<月度资金支付流程>这一段,是按时(每月15号)由预设人员发起的,不是所有人都可以发起,而且一个月只运行一次。所以,如果把这两段 EPC (事件驱动的流程链) 强行串联在一起,相当于是把两段发起人和运行频率完全不同的EPC (事件驱动的流程链) 串联在一起,并且强行说这些业务活动如下图所示的“多米诺骨牌“一样,是前后相联的业务活动;同时,强行说这些业务活动只有一个发起点。这从逻辑上来说,是根本讲不通的,也完全不是事实。

总之,<差旅费用报销审批流程>和<月度资金支付计划流程>这两条职能流程间是断开的,没有直接串联在一起,因为二者间没有“直接触发关系”。这种情况,我们称之为 “端到端流程断点”。但是,由于这两条职能流程又是<差旅费用报销端到端流程>不可或缺的组成部分。所以,我们也可以得出这样的结论,存在 “流程断点” 的<端到端流程>,不一定是错误的。或者说,<端到端流程>中的 “流程断点” 有时候是基于管理的需要人为设置的。比如上图所示的博阳家居<差旅费用报销端到端流程>。

这就好比我们在长江上人为建设了三峡大坝,造成了长江通航的断点。船只从原来的直接畅通,变成现在需要通过船闸。那么,我们为什么要这样做呢?因为,我们想要发电、想要防洪。

而博阳家居的<差旅费用报销端到端流程>为什么要人为设置断点呢?因为,博阳家居的管理者需要更好地管理和控制现金流,或者说博阳家居的管理者认为现在没有能力随时支付差旅费用报销款,有计划的统一集中支付,才是博阳家居现在具备的能力。

另外,<差旅费用报销端到端流程>这一案例还说明了另外一个问题。即端到端流程绩效的设定不完全取决于面向对象的 “需求”,而是“ 对象需求” 和 “企业管理需求” 之间的平衡。比如,如果问员工:“ 报销申请获得批准后 1 天内拿到钱和 1个月内拿到钱,哪个更令员工满意?”。大概率 1 天内拿到钱,员工的满意度会更高。但是,企业并不这样做,为什么呢?因为企业当前的现金流管控能力可能达不到这一要求。所以,平衡之后,管理者只能取后者。

那么,如果博阳家居的管理者认为企业具备随时支付差旅费用报销款的能力,也准备满足员工报销申请获得批准后 1 天内拿到钱的需求时,<差旅费用报销端到端流程>又会变成什么样呢?

首先,应对这一“需求”来构建<差旅费用报销端到端流程>时,会发现现有的<职能流程架构>中找不到可以随时完成在线支付的<职能流程>,这说明企业现有的能力有缺失。所以,需要新建一个<差旅费用在线支付流程>。注意:构建这个流程的名称就说明博阳家居的管理者只准备针对差旅费用实现单笔随时支付,而不是所有费用。在构建此<职能流程>时管理者发现,需要增强博阳家居的信息化系统,方可通过信息化系统来实现随时在线支付。

上图所示,是更新后的博阳家居<差旅费用报销端到端流程>。此时,员工的一笔报销审批通过后,直接触发<差旅费用在线支付流程>,系统自动判断部门预算是否超了,如果没有超,直接通过预设的银行帐户转帐给员工。

此时,另一个 “需求” 又产生了,即博阳家居预设了一个特定的银行帐户,此帐户上预留了一笔资金,所有报销款都自动从此帐户直接转帐给员工个人帐户。那么,此帐户的资金余额就需要进行管控了。当此帐户的资金余额小于某一阀值时,需要及时发起一个补充资金的流程,这是另外一个端到端流程,而且是 “指标触发” 的端到端流程。

至此,我们讲解完了绘制端到端流程图的方法和规则。即:

端到端流程图的绘制方法是:<端到端流程>是由<职能流程> “组装” 而成的。

端到端流程图的绘制规则是:<职能流程> 是基于 “触发关系” 组装成<端到端流程>的。

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