企业理财系统根据企业不同的业务特点和管理现状, 实现企业货物流与资金流的不同程度的集成。这种财务与业务的集成过程实质上是以工作流为基础, 以 票据流为载体, 反映企业货物流与资金流的来龙去脉 的进、销、存、财一体化管理过程。从现代会计信息系统 的角度看, 该过程包括了“获取/支付过程”和“销售/收 款过程”的所有业务事件。 在企业进、销、存、财管理的过程中, 由于企业经营 物品的不同, 客观上要求采用不同的工作流程, 设计不同的票据内容和格式, 生成满足不同管理需求的账表, 从而使得企业进、销、存、财管理具有明显的个性化的 特征。另一方面, 在企业的整个发展过程中, 外界环境 的变化、企业规模的变化又会引起企业进、销、存、财管 理需求的变动, 从而使得企业进、销、存、财的管理表现 出动态性的特征。企业进、销、存、财管理的这两大特 征, 决定了作为管理工具的理财软件系统也必须具备个性化和动态性的特征。因此, 建立企业理财能力成熟 度明细性构造模型, 可以帮助企业从分析其业务特点 和管理现状入手, 充分了解企业需求, 进而选择合适的明细性构造模型。

一、企业理财能力成熟度明细性构造模型的建立事实上, 任何使用软件从事进、销、存、财管理的系 统都是人机系统, 在系统中, 作业的执行或交由机器完成、或由人与机器共同完成、或由人手工单独完成。如果从工作流、票据流、货物流、资金流、信息流入手, 分析企业进、销、存、财管理的人机交互机制与界面, 可以将进销存财软件应用划分为五种模式: 传统经典模式, 以仓库管理为中心的模式, 以商务管理为中心的模式, 业务、财务一体化管理模式和个性化专家管理模式。而这五种模式恰好对应于企业理财能力成熟度明细性构 造模型的五个不断进化的能级: 商贸经典管理模型是 初始级模型、商贸仓管管理模型是基本级模型、商贸商 务管理模型是商务级模型、财贸一体管理模型是一体 级模型、财贸专业管理模型是优化级模型。

( 一) 初始级模型: 商贸经典管理模型———传统经典模式

传统经典模式是一种依照传统手工进、销、存、财 管理工作流程, 软件只管理引起企业货物或资金余额 产生变更的票据, 只反映基于已登记票据的采购、库 存、销售账表及客户往来账表, 其他业务仍由手工完成 的应用模式。使用该模式, 在工作流上表现为企业不需 要改变现有的工作流程; 在票据流上表现为企业不需 要将所有票据交给软件处理; 在货物流上表现为软件只管理货物的库存数量与库存金额, 对库存形态不区 分管理; 在资金流上表现为软件只管理应收款和应付款; 在信息流上表现为软件不提供除货物流、资金流外 的账表。从软件功能上看, 软件支持购货单、购货退回单、销货单、销货退回单、内部调拨单、盘盈盘亏单、收 款单、付款单八类单据的独立处理, 不支持单据间的生成与稽核, 其中前四类单据及盘盈盘亏单涉及仓库账 和财务账的登记, 内部调拨单只需登记仓库账, 收款 单、付款单只需登记财务账。软件据此八类单据生成有关采购类、库存类和销售类的业务、财务账表和客商往 来账表。

( 二) 基本级模型: 商贸仓管管理模型———以仓库管理为中心的模式

以仓库管理为中心的模式是一种在传统经典模式 的基础上进一步细分仓储业务, 强化仓库管理的应用 模式。使用该模式, 在工作流上表现为企业必须局部优化涉及仓库管理的工作流程; 在票据流上表现为企业必须增加涉及仓库管理的票据并交由软件处理; 在货 物流上表现为企业细分仓储管理, 增加了借入物品、借 出物品、寄存物品三种物品形态; 在资金流与信息流上表现与传统经典模式类似。从软件功能上看, 软件增加支持十种涉及仓储管理的单据, 即: 借入单、借入归还 单、借出单、借出归还单、寄存单、寄存取货单、借入转购货单、购货转借入单、借出转销货单、销货转借出单, 其中借入单、借入归还单要登记借入物品账, 借出单、 借出归还单要登记借出物品账, 寄存单、寄存取货单要 登记寄存物品账, 借入转购货单同时完成借入归还单和购货单的功能, 购货转借入单同时完成购货退回单 和借入单的功能, 借出转销货单同时完成借出归还单 和销货单的功能, 销货转借出单同时完成销货退回单 和借出单的功能。软件据此十类单据可以生成有关借 入物品、借出物品、寄存物品的相关账表。

( 三) 商务级模型: 商贸商务管理模型———以商务管理为中心的模式

以商务管理为中心的模式是一种在以仓库管理为中心的模式的基础上强化采购与销售环节的业务管理 为特征的应用模式。使用该模式, 在工作流上表现为企 业必须局部优化采购和销售环节的工作流程, 实现购销环节的计划管理; 在票据流上表现为增加有关强化 购销业务管理的票据; 在货物流与信息流上表现与以仓库管理为中心的模式类似; 在资金流上表现为软件 可以反映因购销计划的执行或变更而引起的企业资金需求计划与应收款、应付款、预收款、预付款的变动情况。从软件功能上看, 软件增加支持四类单据, 即: 询价 单、采购订单、报价单、销售订单, 其中前两者用于改进和反映采购业务过程, 后两者用于改进和反映销售业 务过程。软件据此四类单据可以生成有关采购询价过程、销售报价过程的报表, 有关采购订单、销售订单的 执行情况及执行结果的报表, 有关企业资金使用预测 与计划的报表。

(四)一体级模型: 财贸一体管理模型———业务、 财务一体化管理模式业务、财务一体化管理模式

是在以商务管理为中心的模式的基础上加强业务管理与财务核算的协同处理和相互稽核的应用模式。使用该模式, 在工作流上表现为企业必须根据企业的管理需求调整业务与财务分 工协作的工作流程, 主要体现在合并工作岗位和减少单据传递控制等环节上; 在票据流上表现为必须区分业务确认与财务确认而导致可同步或不可同步处理的票据; 在货物流上表现为增加业务与财务间的稽核报表; 在资金流与信息流上表现与以商务管理为中心的 模式类似。从软件功能上看, 软件增加支持业务确认与财务确认不同步处理的八类单据, 即: 验收单、验收退还单、采购单、采购退回单、发货单、退货单、销售单、销 售退回单。增加发票处理的两类单据, 即: 销售发票、采购发票。增加物品估价处理的两类单据, 即: 估价入账单、估价冲销单。其中验收单和验收退还单相当于只登 记仓库账的购货单和购货退回单, 采购单和采购退回单相当于只登记财务账的购货单和购货退回单, 发货 单和退货单相当于只登记仓库账的销货单和销货退回 单, 销售单和销售退回单相当于只登记财务账的销货单和销货退回单, 销售发票和采购发票用于登记企业 往来票款。软件据此十二类单据可以达到购销环节的业务确认与财务确认在数量上和时点上的异步处理。

(五) 优化级模型: 财贸专业管理模型———个性化专家管理模式、个性化专家管理模式是在业务、财务一体化管理 模式的基础上, 根据企业管理的个性化需求, 进一步完 善各种管理的应用模式。使用该模式, 在工作流上表现为企业可以进行业务流程重组, 进一步改善工作流的效能; 在票据流上表现为企业可以实现票据内容订制、票据格式调整、票据功能合并与分立等票据个性化处理; 在货物流与资金流上的表现与业务、财务一体化管理模式类似; 在信息流上表现为企业可以自定义反映 个性化管理需求的各式报表。从软件功能上看, 软件增加支持单据功能合并与分立的单据十三种, 即: 委托代 销发货单、委托代销退货单、委托代销结算单、受托代 销收货单、受托代销退货单、受托代销销货单、受托代 销销货退回单、受托代销结算单、委外加工发货单、委 外加工发货退回单、委外加工收货单、委外加工收货退回单、委外加工结算单, 其中委托代销发货单、委托代 销退货单、委托代销结算单用于专门管理委托代销物 品账, 受托代销收货单、受托代销退货单、受托代销销货单、受托代销销货退回单、受托代销结算单用于专门 管理受托代销物品账, 委外加工发货单、委外加工发货 退回单、委外加工收货单、委外加工收货退回单、委外 加工结算单用于专门管理委外加工物品及其结算业 务。软件据此十三类单据可以达到分立与合并票据, 更好地满足企业管理个性化的需求。

二、企业理财系统能力成熟度明细性构造模型的应用理念

综上所述, 每一种模式在工作流、票据流、物资流、资金流、信息流等方面存在显著的差异。因此, 实务中选择合适的应用模式决非易事, 企业能否根据自身状 况和管理需求完成模式选择与其拥有的应用理念关系甚密。因此, 建立正确的应用理念至关重要。

(一) 进、销、存、财软件系统是人机系统

无论企业选择哪一种模式, 都不可能将所有的事 务交给电脑完成, 都需要人工不同程度的参与, 模式之 间的区别仅仅在于软件自动化程度的不同、软件管理 明细程度的不同和软件管理覆盖面的不同。在人机系统中人始终处于主导地位, 人是工作流的制订者, 人是票据流的执行者, 人是货物流、资金流、信息流的使用者。因此, 选择模式的问题首先是解决人的问题, 人的观念、人的技能、人的需求最终决定选择模式的合理性和有效性。

(二) 进、销、存、财业务过程是统一体

企业的采购、库存、销售三大业务彼此之间是互相依存的, 是一个整体性的统一体。处于不同发展规模和 拥有不同管理需求的企业, 存在着不同的管理重点。以 库存管理为中心的模式认为库存是进销存管理的中心, 采购是为了保持一定的库存, 销售是一个独立于采 购却依赖于库存的活动。因此, 在这种指导思想下, 保 持一定的库存水平是进销存管理的重点。以商务管理 为中心的模式认为销售是进销存管理的中心, 销售是 业务的起点, 没有销售也就不需要库存, 更不需要采 购。因此, 在这种指导思想下, 企业认为商务活动、特别 是销售活动是进销存管理的重点, 至于库存则是为执 行销售活动的手段, 如果可能, 企业可以追求零库存销 售、甚至无库存销售(如服务)。业务、财务一体化管理 模式认为企业进销存管理离开了财务管理只是一个部 门级的管理, 不能达到企业级的协同, 是不完善的管 理。因此, 只有将业务、财务进行一体化管理才能最终 保证企业经营目标的实现, 才是企业利润最大化的保 证。事实上, 企业的采购、库存、销售业务管理与财务管 理本身是一个有机的统一体。企业在进行工作流设计、 模式选择时应多从统一体的整体性出发, 维护其整体 性能最优。某些软件将进销存软件拆分为多个模块的 做法是对统一体的破坏和误导。

(三) 增值流是流设计优劣的评判标准

如何确定信息的源头, 如何进行流程重组, 如何设计票据流向是模式确定的难点, 弄得不好会出现多头 管理、因人设岗、票据混乱等现象。检验工作流、票据流 设计正确与否的标准是该流是否形成增值流, 即工作流中是否存在多余的岗位或环节, 票据流中是否存在无用的票据或票据内容, 既满足管理需求又简练的工作流和票据流是最佳的设计。

(四)伴随性 表面上看, 物资流、资金流、信息流是进销存软件 管理的对象和最终的结果, 实质上, 物资流、资金流、信 息流是伴随工作流、票据流的运动而产生的, 是第二位 的。因此, 企业应重点关注工作流与票据流的设计, 然 后才是物资流、资金流、信息流。当然, 工作流与票据流 的设计不可忽视物资流、资金流、信息流的管理需求。 但是, 企业一定要确信工作流与票据流是“主流” , 物资 流、资金流、信息流是伴随“主流”的运动而产生的“从 流”。 (五)螺旋上升性 企业对模型的选择从时点的角度看,“没有最好、 只有最合适” ; 从过程的角度看,“没有终点、只有起 点” ; 五种模型的更替呈现螺旋上升的趋势。因此, 企业 模型选择时大可不必贪大求全, 只要因地制宜地选择 “好用、够用”的模型即可, 当环境改变后, 重新选择模 型不迟。 鉴于模型选择的业务分析复杂性和系统实现技术 性, 笔者有一观点与广大进销存软件用户共勉:“模型 适当、成功一半”。